ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної судової
адміністрації України
27.06.2006 N 68
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в місцевому загальному суді
1. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція встановлює загальні правила ведення
судового діловодства в районних, районних у містах, міських,
міськрайонних судах, військових судах гарнізонів (далі - суди) і
регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження
чи створення в суді до відправлення або передавання в архів,
звернення до виконання судових рішень.
1.2. Положення цієї Інструкції поширюються також і на
організацію роботи з документами, що створюються і опрацьовуються
засобами обчислювальної, комп'ютерної та електронної техніки.
Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної
інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та
Інструкції.
1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з
обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і
діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним
законодавством України.
1.4. Прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих
вкладень здійснюється із суворим додержанням чинного законодавства
України.
1.5. Установлена Інструкцією система судового діловодства є
обов'язковою для всіх працівників суду. В окремих судах, перелік
яких визначається Державною судовою адміністрацією України
(модельні суди), судове діловодство може здійснюватися відповідно
до іншого чинного законодавства України.
1.6. Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює
голова відповідного суду.
Організацію діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції
забезпечує керівник апарату (завідуючий секретаріатом) суду або
інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки (далі -
керівник апарату суду).
Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і
координує свою діяльність з відповідним територіальним управлінням
державної судової адміністрації.
Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату
суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з
діловодства.
1.7. Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати
вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних
та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що
міститься в них. Про втрату документа невідкладно повідомляється
керівник апарату суду та складається акт, який передається голові
суду для відповідного реагування в установленому порядку.
Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду
визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом
голови суду.
Функціональні обов'язки працівників апарату суду вносяться
окремим розділом до їх посадових інструкцій. Залежно від штатної
чисельності апарату суду, навантаження на кожного працівника
апарату суду та в разі службової необхідності головою суду може
проводитися перерозподіл функціональних обов'язків, про що
обов'язково зазначається в посадових інструкціях. У разі, коли
видається наказ суду з основної діяльності за підписом голови чи
виконуючого обов'язки голови суду про перерозподіл функціональних
обов'язків, і в разі виконання цих обов'язків працівником апарату
суду тимчасово чи за визначений період, цей перерозподіл
функціональних обов'язків не зазначається в посадових інструкціях.
Розподіл обов'язків між працівниками апарату суду повинен
забезпечувати звільнення суддів від дій, які безпосередньо не
пов'язані із здійсненням правосуддя.
За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду
притягаються до відповідальності в порядку, установленому чинним
законодавством України.
1.8. У разі звільнення працівника, а також у разі його
відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі
одержані ним для виконання службові документи за вказівкою
керівника апарату суду, погодженою з головою суду, передаються
особі, яка його заміщає, про що складається відповідний акт.
1.9. Приймання громадян у суді здійснюється згідно з
законодавством України про звернення громадян та відповідними
Правилами внутрішнього розпорядку суду, які затверджуються наказом
голови суду.
Ознайомлення з матеріалами судових справ здійснюється
протягом усього робочого дня апарату суду.
Графік приймання громадян (крім осіб, зазначених у пункті
23.2 Інструкції) і Правила внутрішнього розпорядку суду
вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці
оголошень суду). На цьому ж стенді повинна бути вивішена інша
корисна для громадян інформація (списки справ, призначених до
розгляду в суді, оголошення про надходження касаційних скарг і
касаційних подань прокурора, зразки заяв про видачу копій судових
документів, про надання дозволу на побачення з особами, які
тримаються під вартою і рахуються за судом, витяги з нормативно
правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних
платежів, тощо).
З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами
своїх законних прав та інтересів, приймання громадян у суді
здійснюється відповідним працівником апарату суду, який
визначається наказом голови суду.
Особисте приймання громадян з питань роботи суду також
здійснюється головою суду або його заступниками.
1.10. Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові
документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог
процесуального законодавства України.
1.11. Оформлення організаційно-розпорядчих документів,
створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно
до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання
документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом
Держспоживстандарту України від 07.04.2003 N 55 ( v0055609-03 )
(далі - Національний стандарт України).
1.12. Усі журнали прошнуровуються і скріплюються гербовою
печаткою, а також підписом голови суду; кожен аркуш журналу
повинен бути пронумерований.
1.13. Заповнення форм звітності, статистичних карток на осіб,
стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, та карток
обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентується
відповідними інструкціями.
2. Порядок приймання судових справ і кореспонденції.
Основні вимоги до опрацювання (розгляду) документів,
які не стосуються розгляду судових справ
2.1. Усі судові справи та кореспонденція, у тому числі
документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а
також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються
та під підпис передаються за призначенням працівниками апарату
суду відповідно до обов'язків.
Робота з електронною поштою визначається відповідною
Інструкцією про порядок використання електронної пошти в
центральному апараті Державної судової адміністрації України,
територіальних управліннях державної судової адміністрації та
судах загальної юрисдикції ( v119_750-04 ). Якщо після отримання
документів електронною поштою до суду надходять ці ж документи на
паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку,
встановленому цією Інструкцією, та зберігаються разом із
документами, отриманими електронною поштою.
2.2. Працівник апарату суду, на якого відповідною Посадовою
інструкцією покладено обов'язки щодо приймання судових справ і
кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів
та конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням
установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє
відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа),
проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці
супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки
листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому
зазначає дату надходження матеріалу в суд і реєстраційний номер
згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).
Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються
до одержаних документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій
упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено
відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це
складається акт (додаток 2) у двох примірниках, один примірник
якого надсилається відправнику, а другий - долучається до
одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за
належністю.
2.3. Прийняття судових справ і вхідної кореспонденції від
кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явлення документа, що
посвідчує його особу та належність до організації-відправника
(одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи,
кореспонденція від нього (ним) не приймаються.
2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до
справ з відміткою про дату одержання їх судом:
а) судові повістки, повернуті суду за неврученням адресату;
б) розписки про одержання копій обвинувальних висновків,
скарг, судових повісток.
Кореспонденція особистого характеру передається адресату без
реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати,
вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково
надіслана судом) кореспонденція.
Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за
належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи
його заступника.
2.5. Скарги приватного обвинувачення, позовні заяви, заяви та
скарги, отримані під час приймання громадян, відповідно до графіка
приймання громадян невідкладно передаються працівнику,
відповідальному за приймання судових справ і кореспонденції, для
реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та у відповідних
обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, після
чого передаються за призначенням для попереднього розгляду чи
розгляду по суті. Поштова кореспонденція, яку отримує кур'єр суду,
невідкладно передається працівнику, відповідальному за реєстрацію
кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресований документ
та наявність додатків, указаних у документі.
2.6. Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі
представити додаткову копію матеріалів (документа), на першій
сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду "Отримано",
зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і
прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого
копія повертається.
2.7. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються
розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день
надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново"
передаються протягом години.
2.8. Після попереднього розгляду документа керівництвом і
призначення виконавця в той самий день документ повертається до
працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для
реєстрації резолюції. До журналу реєстрації вхідної кореспонденції
вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції,
прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі
документа виконавцеві.
2.9. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця
до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки
керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення
резолюції. Передача документів відбувається з внесенням до журналу
реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.
Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них
є відповідальним за виконання документа, якому в установленому
порядку передається документ, співвиконавцям передаються копії або
фотокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на
резолюції.
2.10. Відповідь на виконаний документ підписується
керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той
час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості
примірників передається для відправлення адресатам.
Після вирішення порушених у документі питань відповідальний
виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить
відмітку про його виконання або додає супровідну записку, у якій
указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення
тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за
номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ,
завіряє його своїм підписом.
Один примірник відповіді залишається в суді та візується
виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді
також може бути підписаний керівництвом.
Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією
відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою
справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду
не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому
цього підпункту, до виконаних документів долучається копія або
фотокопія підписаної керівником суду відповіді.
2.11. Облік і зберігання виконаних документів здійснюється
працівниками апарату суду.
2.12. Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації
в журналі реєстрації вхідної кореспонденції передаються голові
суду, а за його резолюцією - для подальшого опрацювання
(кодифікації).
3. Реєстрація та облік судових справ і матеріалів
3.1. Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого
дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і
підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи
адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у
відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних
журналах та алфавітних покажчиках.
У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді
реєстрації та обліку забезпечується процедура формування
інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу.
Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних
покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.
Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки
виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних
даних документів, що зберігаються у системі комп'ютерного
діловодства суду.
Процедура ведення журналу полягає у роздруковуванні списків
реквізитів документів і підшивку їх у спеціальну теку.
Форма щоденного списку при друкуванні журналів за допомогою
програмного засобу повинна відповідати таким вимогам:
- у заголовній частині списку відповідати формі заголовку
відповідного реєстраційного журналу;
- додатково в правій верхній частині заголовка повинна бути
вказана дата друкування списку;
- у кінці списку в правому нижньому куті повинно бути
зазначене прізвище відповідального за роздруковування і його
підпис;
- таблична частина повинна повністю відповідати найменуванню
й розташуванню граф передбачених відповідним додатком до цієї
Інструкції.
При цьому в табличну частину може бути додана графа з
порядковим номером запису в поточному списку.
Роздруковування проводиться не пізніше наступного дня від
дати введення інформації, що роздруковується. Після друкування
відповідальний працівник повинен підписати списки в зазначеному
місці та підшити в теку.
Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено
провадження, роздруковуються у кінці календарного року та
передаються до архіву суду в установленому цією Інструкцією
порядку.
При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних
даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за
всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження
документа або судової справи, матеріалу в суді.
3.2. Кримінальні справи та матеріали, що підлягають розгляду
у порядку кримінального судочинства, реєструються у відповідних
обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках
кримінальних справ.
3.2.1. Кримінальна справа, матеріали про застосування
примусових заходів медичного характеру, скарга потерпілого про
притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного
обвинувачення реєструються в обліково-статистичній картці на
кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення (додаток 3
( za860-06 ) та в алфавітному покажчику кримінальних справ
(додаток 4). До алфавітного покажчика кримінальних справ уносяться
дані щодо кожного обвинуваченого, підсудного, неосудного та особи,
стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення до
кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення,
із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.
На судову справу щодо декількох осіб обліково-статистична
картка на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення
заводиться у відповідній кількості примірників під одним номером,
які скріплюються. У першій картці заповнюються відомості всіх
розділів, у решті карток - лише дані щодо відповідної особи.
3.2.2. Справа про застосування примусових заходів виховного
характеру до неповнолітньої особи реєструється в
обліково-статистичній картці на справу щодо неповнолітнього, до
якого застосовуються примусові заходи виховного характеру (додаток
5 ( za860-06 ), та в алфавітному покажчику кримінальних справ. В
алфавітний покажчик кримінальних справ уносяться дані про кожну
неповнолітню особу.
У разі надходження до суду справи щодо кількох неповнолітніх
застосовуються правила, зазначені в абзаці другому пункту 3.2.1.
Якщо до суду надійшла справа, у якій складено обвинувальний
висновок щодо однієї з осіб, а стосовно іншої - постанову про
закриття справи та застосування примусових заходів виховного
характеру, заповнюються обліково-статистичні картки для
відповідних категорій справ (додатки відповідно 3 та 5
( za860-06 ).
3.2.3. Справа з постановою прокурора або слідчого за згодою
прокурора про направлення справи до суду для вирішення питання про
звільнення від кримінальної відповідальності реєструється в
обліково-статистичній картці на справу щодо звільнення особи від
кримінальної відповідальності (додаток 6 ( za860-06 ) та в
алфавітному покажчику кримінальних справ. В алфавітному покажчику
кримінальних справ відображаються дані про кожну особу, стосовно
якої органом досудового слідства винесено постанову.
Якщо в суд надійшла кримінальна справа щодо невстановленої
особи, що вчинила злочин, для вирішення питання про її закриття у
зв'язку із закінченням строків давності в пункті "Прізвище"
робиться запис "Невстановлена особа", а в пункті "Інші відмітки"
зазначаються номер кримінальної справи, наданий органом досудового
слідства, та коротка фабула злочину. Запис про такі кримінальні
справи вноситься і до алфавітного покажчика кримінальних справ: у
спеціально пристосованому розділі "Невстановлені особи".
У разі надходження до суду справи, у якій щодо однієї з осіб
складено обвинувальний висновок, а стосовно інших - постанову про
закриття справи і застосування примусових заходів виховного
характеру чи постанову щодо вирішення питання про звільнення від
кримінальної відповідальності, заповнюються обліково-статистичні
картки для відповідних категорій справ (додатки відповідно 3, 5,
6 ( za860-06 ).
3.2.4. Справи за поданнями слідчих органів, скарги на їх дії
та рішення: подання органу дізнання, слідчого, прокурора про
обрання запобіжного заходу у вигляді взяття під варту чи його
скасування, заміну запобіжного заходу на взяття під варту,
продовження строків тримання під вартою, проведення обшуку, огляду
житла чи іншого володіння особи тощо; скарги на дії та рішення
органу дізнання, слідчого, прокурора (про відмову в застосуванні
заходів безпеки або про їх скасування, відмову в порушенні
кримінальної справи, про порушення чи закриття кримінальної справи
тощо) реєструються в обліково-статистичних картках на справу з
поданням органу досудового слідства, слідчого, прокурора і скарги
на їх дії та постанови (додаток 7 ( za860-06 ) та алфавітному
покажчику кримінальних справ. Не реєструються в такому порядку
скарги, які розглядаються під час попереднього розгляду або під
час розгляду кримінальної справи в суді.
У разі необхідності у суді ведуться алфавітні покажчики
кримінальних справ (у томах) за відповідними категоріями.
3.2.5. Подання, заява, клопотання, що надійшли до суду в
порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (про
звільнення від відбування покарання у зв'язку із закінченням
іспитового строку, скасування звільнення від відбування покарання
з випробуванням, звільнення від покарання жінок, які мають дитину
віком до 7 років, у зв'язку із закінченням іспитового строку,
направлення для відбування покарання жінок, які мають дитину віком
до 7 років, у зв'язку із закінченням іспитового строку, скасування
звільнення від відбування покарання жінок, які мають дитину віком
до 7 років, звільнення від відбування покарання вагітних жінок,
жінок, які мають дитину віком до 3 років, звільнення жінки від
покарання, заміна покарання більш м'яким згідно з частиною 4
статті 83 Кримінального кодексу України ( 2341-14 ), скасування
звільнення від відбування покарання жінок, які мають дитину віком
до 3 років, умовно-дострокове звільнення від відбування покарання,
заміну невідбутої частини покарання більш м'яким, звільнення від
покарання через хворобу, застосування примусового лікування до
засудженого, який є алкогольно або наркотично залежним, припинення
примусового лікування до засуджених, які є алкогольно або
наркотично залежними, звільнення від відбування покарання у
зв'язку із закінченням строків давності виконання обвинувального
вироку, заміна штрафу громадськими роботами, виправних робіт
штрафом, обмеження волі, позбавлення волі службовим обмеженням,
позбавлення волі триманням у дисциплінарному батальйоні, зняття
судимості, застосування амністії, скасування або зміну примусових
заходів медичного характеру, приведення вироку у відповідність
новому закону, який звільняє від покарання або пом'якшує його,
тощо), справа на виконання Закону України "Про адміністративний
нагляд за особами, звільненими з місць позбавлення волі"
( 264/94-ВР ) (про встановлення, припинення адміністративного
нагляду, застосування обмежень, зміну обсягу обмежень особам, яким
установлено адміністративний нагляд, тощо) реєструються в
обліково-статистичних картках на справу в порядку виконання
судових рішень у кримінальних справах (додаток 8 ( za860-06 ) та в
алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у
кримінальних справах (додаток 9). В алфавітному покажчику справ у
порядку виконання судових рішень у кримінальних справах
відображаються дані про кожну особу, стосовно якої розглядаються
клопотання, заява, подання.
3.3. Цивільні справи, позовні заяви, заяви про видачу
судового наказу, заяви окремого провадження, повернуті на новий
судовий розгляд кримінальні справи, у яких вироки скасовані в
частині цивільного позову, та інші заяви, що розглядаються в
порядку цивільного судочинства, реєструються в день надходження до
суду у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних
журналах, а також в алфавітному покажчику цивільних справ (додаток
10).
У разі необхідності ці алфавітні покажчики ведуться за
декількома томами залежно від виду цивільного провадження.
3.3.1. Заява про видачу судового наказу реєструється в
обліково-статистичній картці на цивільну справу (наказне
провадження) (додаток 11 ( za860-06 ), заява про скасування
судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на
заяву про скасування судового наказу (додаток 12). Цивільна
справа, позовна заява реєструється в обліково-статистичній картці
на цивільну справу (позовне провадження) (додаток 13), заява про
перегляд заочного рішення реєструється в обліково-статистичній
картці на заяву про перегляд заочного рішення (додаток 14), заява
окремого провадження реєструється в обліково-статистичній картці
на цивільну справу (окреме провадження) (додаток 15) та у
відповідному томі алфавітного покажчика цивільних справ.
В алфавітному покажчику цивільних справ облік ведеться за
кожним відповідачем. У разі пред'явлення зустрічного позову
вносяться записи до відповідної обліково-статистичної картки
первісного позову.
Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику
цивільних справ облік у справах окремого провадження ведеться як
за заявником, так і за юридичними та фізичними особами, стосовно
яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина
безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї
особи; про визнання громадянина недієздатним - і за прізвищем
цього громадянина тощо).
Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд заочного рішення та
про скасування судового наказу підшиваються до відповідної
цивільної справи і зберігаються в ній.
3.3.2. Заява про забезпечення позову, доказів у цивільних
справах реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення
позову, доказів у цивільних справах (додаток 16) та в алфавітному
покажчику цивільних справ. До алфавітного покажчика цивільних
справ заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно
якої просять ужити запобіжних заходів. У цьому журналі та
алфавітному покажчику реєструються заяви, що надійшли до подання
позовної заяви.
3.3.3. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими
обставинами рішення або ухвали суду, що набрали законної сили,
реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд
рішення (ухвали, судового наказу) в цивільних справах за
нововиявленими обставинами (додаток 17 ( za860-06 ) та в
алфавітному покажчику цивільних справ. Про надходження такої заяви
робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на
справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо
розгляду таких заяв підшиваються до відповідної цивільної справи і
зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за
нововиявленими обставинами облік і перереєстрація справи
виконуються в загальному порядку.
3.3.4. Клопотання про надання дозволу на примусове виконання
рішення іноземного суду та клопотання про визнання рішення
іноземного суду, що не підлягає примусовому виконанню,
реєструються в обліково-статистичній картці на справу про визнання
та виконання рішень іноземних судів в Україні (додаток 18
( za860-06 ) та в алфавітному покажчику цивільних справ.
3.3.5. Заяви про відновлення втраченого судового провадження
реєструються в обліково-статистичній картці на заяву про
відновлення втраченого судового провадження (додаток 19).
3.3.6. Подання державних виконавців, заяви та клопотання
сторін виконавчого провадження та державних виконавців
реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку
виконання судових рішень у цивільних справах (додаток 20) і в
алфавітному покажчику цивільних справ. Усі матеріали справ за
такими поданнями і заявами долучаються до відповідних цивільних
справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення,
щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено
іншим судом.
3.4. Адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються
в порядку адміністративного судочинства, реєструються у
відповідній обліково-статистичній картці та в алфавітному
покажчику адміністративних справ (додаток 21).
3.4.1. Адміністративна справа, позовна заява, подання про
проведення позапланової перевірки, звернення органу внутрішніх
справ, органу охорони державного кордону або Служби безпеки
України про примусове видворення з України іноземця або особи без
громадянства реєструються в день надходження до суду в
обліково-статистичній картці на адміністративну справу (додаток
22 ( za860-06 ) та алфавітному покажчику адміністративних справ. В
алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за
кожним відповідачем. У разі об'єднання зустрічних позовів
уноситься запис до відповідної обліково-статистичної картки.
3.4.2. Заява про забезпечення позову, доказів в
адміністративних справах реєструється в журналі обліку заяв про
забезпечення позову, доказів у адміністративних справах (додаток
23) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. До
алфавітного покажчика адміністративних справ заносяться дані як
про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити
запобіжних заходів.
3.4.3. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими
обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили,
реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд
постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими
обставинами (додаток 24 ( za860-06 ) та в алфавітному покажчику
адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться
відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу,
судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду
таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і
зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за
нововиявленими обставинами у картці робиться відповідна відмітка.
3.4.4. Подання державних виконавців, заяви та клопотання
сторін виконавчого провадження та державних виконавців
реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку
виконання судових рішень у адміністративних справах (додаток 25) і
в алфавітному покажчику адміністративних справ. Усі матеріали
справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних
адміністративних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли
судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява,
постановлено іншим судом.
3.5. Матеріали про адміністративне правопорушення, а також
подання щодо застосування конфіскації предметів реєструються в
обліково-статистичній картці на справу про адміністративне
правопорушення (додаток 26 ( za860-06 ) та в алфавітному покажчику
справ про адміністративні правопорушення (додаток 27). В
алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення
відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для
розгляду протокол про адміністративне правопорушення.
Заяви та клопотання про скорочення строку позбавлення
спеціального права (керування транспортним засобом чи річковим
маломірним судном, полювання); подання державної виконавчої служби
про накладення арешту на рахунки правопорушників, на яких
органами, уповноваженими розглядати справи про адміністративні
правопорушення накладено адміністративне стягнення у вигляді
штрафу; подання кримінально-виконавчої інспекції про заміну
адміністративного стягнення та інші подання реєструється в
обліково-статистичній картці на справу в порядку виконання
постанов у справах про адміністративні правопорушення (додаток 28
( za860-06 ) та в алфавітному покажчику справ про адміністративні
правопорушення. В алфавітний покажчик справ про адміністративні
правопорушення вноситься запис про кожну особу, стосовно якої
розглядається таке клопотання.
3.6. Справа про направлення особи, яка зловживає спиртними
напоями або наркотичними засобами (алкоголіка чи наркомана), на
примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу чи
спеціалізованих лікувально-виховних закладів органів охорони
здоров'я, дострокове припинення їх лікування чи продовження строку
лікування тощо реєструється в обліково-статистичній картці на
справу про направлення на примусове лікування до спеціалізованого
лікувального чи лікувально-виховного закладу (додаток 29
( za860-06 ) та в алфавітному покажчику справ про направлення на
примусове лікування до спеціалізованих лікувальних чи
лікувально-виховних закладів (додаток 30). В алфавітному покажчику
справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих
лікувальних чи лікувально-виховних закладів відображається
інформація про кожну особу, стосовно якої справа надійшла до суду.
Заяви лікаря-психіатра про проведення психіатричного огляду
особи в примусовому порядку, про надання особі психіатричної
амбулаторної допомоги без її усвідомленої згоди або без згоди її
законного представника, про продовження надання такої допомоги в
примусовому порядку, якщо вона необхідна понад шість місяців,
заяви психіатричного закладу про госпіталізацію особи до
психіатричного закладу в примусовому порядку, про продовження
госпіталізації в примусовому порядку тощо не реєструються в такому
порядку, оскільки це цивільні справи, що розглядаються в порядку
окремого провадження.
3.7. Не реєструються в окремих обліково-статистичних картках
апеляції, апеляційні та касаційні скарги, апеляційні та касаційні
подання на вироки, рішення, ухвали (постанови), окремі ухвали
(постанови) суду. Про надходження таких документів до суду
робляться записи у відповідних обліково-статистичних картках і
реєстраційних журналах.
3.8. Для реєстрації та обліку судових справ у суді
встановлюється перелік індексів:
"1" - кримінальні справи, матеріали про застосування
примусових заходів медичного характеру, скарги приватного
обвинувачення;
"1-н" - справи про застосування до неповнолітніх примусових
заходів виховного характеру;
"1-п" - справи з постановою прокурора, слідчого за згодою
прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від
кримінальної відповідальності або для вирішення питання щодо
невстановлених осіб, про закриття провадження у справі у зв'язку
із закінченням строків давності;
"2" - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;
"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;
"2-в" - заяви про відновлення втраченого судового
провадження;
"2-з" - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних
справах до подання позовної заяви;
"2-к" - справи про визнання та виконання рішень іноземних
судів в Україні;
"2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про
видачу судового наказу;
"2-о" - цивільні справи окремого провадження, заяви окремого
провадження;
"2-п" - заяви про перегляд заочного рішення;
"2-с" - заяви про скасування судового наказу;
"3" - матеріали про адміністративні правопорушення;
"3-в" - подання в порядку виконання справ про адміністративні
правопорушення;
"4" - справи за поданнями слідчих органів та скарги на їх дії
та рішення;
"4-с" - скарги на дії або бездіяльність державного виконавця
чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що
розглядаються в порядку цивільного судочинства;
"5" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових
рішень у кримінальних справах;
"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових
рішень у цивільних справах, клопотання про скасування рішень
третейського суду чи міжнародного комерційного арбітражу;
"6-а" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання
судових рішень у адміністративних справах;
"7" - справи про направлення на примусове лікування до
спеціалізованого лікувального або лікувально-виховного закладу
особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами
(алкоголіків і наркоманів);
"8" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими
обставинами рішення, ухвали суду чи судового наказу, що набрали
законної сили, у цивільних справах.
"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими
обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, у
адміністративних справах.
У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації інших
матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ
суду.
3.9. Якщо до суду надійшла справа, у якій щодо однієї з осіб
складено обвинувальний висновок, а стосовно інших - постанову про
закриття справи і застосування примусових заходів виховного
характеру чи постанову про звільнення від кримінальної
відповідальності, справі присвоюються відповідні реєстраційні
індекси (відповідно "1" та "1-н" чи "1-п"). Така справа
зберігається разом з кримінальними справами, а в інших
обліково-статистичних картках робляться необхідні відмітки (про
решту індексів, місцезнаходження справи тощо).
3.10. Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких
передбачається процесуальним законодавством, складається з
відповідного індексу та порядкового номера обліково-статистичної
картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням
через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється
на обгортці судової справи або матеріалу. Наприклад:
N 1-30/06, де: 1 - індекс кримінальної справи, 30 - номер
справи, 06 - рік;
цивільна справа позовного провадження - N 2-20/06;
справа про адміністративне правопорушення - N 3-26/06;
матеріали за поданням про умовно-дострокове звільнення від
відбування покарання - N 5-15/06 тощо.
3.10.1. Номер судової справи (матеріалу) зазначається у
відповідному алфавітному покажчику.
3.10.2. Усе листування, що стосується окремих судових справ і
матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних
картках чи реєстраційних журналах, ведеться за номером судової
справи (матеріалу).
3.10.3. В обліково-статистичних картках і реєстраційних
журналах заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і
графи, передбачені формами, написи в зазначених картках та
журналах олівцем не допускаються. Запис про рух та результати
розгляду справи в обліково-статистичній картці робить секретар
суду на підставі запису в журналі розгляду судових справ і
матеріалів суддею.
У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді
реєстрації та обліку обсяг інформації не може бути меншим від
передбаченого відповідною обліково-статистичною карткою,
реєстраційним журналом.
3.10.4. Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках
(ящиках) відповідно до переліку індексів окремо від справ у
порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в
передній частині картотеки (ящика). За кожним індексом повинна
існувати одна картотека.
3.10.5. На обліково-статистичних картках та обкладинках
кримінальних справ, за якими обвинувачені перебувають під вартою,
ставиться штамп "під вартою" або робиться такий напис.
3.10.6. Після закінчення календарного року
обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті,
перереєстровуються у хронологічному порядку їх надходження в суд
із зазначенням на них нового порядкового номера, наприклад:
Справа N 1-240/05
N 1-2/06
Переоформлені обліково-статистичні картки переставляються в
картотеку наступного року. Після перенесення карток на всі
нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова
реєстрація справ і матеріалів, що надходять.
У картотеку минулого року замість вилучених
обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких
ставиться номер за картотекою минулого року, робиться напис про
перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного
року із зазначенням нового номера.
Перереєстрація нерозглянутих справ і матеріалів, які
обліковуються в реєстраційних журналах (справи за заявами про
вжиття запобіжних заходів до пред'явлення позову в цивільних
справах, за поданнями і клопотаннями в порядку виконання судових
рішень у цивільних справах), полягає в перепису в хронологічному
порядку в реєстраційний журнал наступного календарного року всіх
нерозглянутих справ і матеріалів з новими порядковими номерами.
При цьому в реєстраційний журнал попереднього року вноситься запис
про новий номер перереєстрованої справи, матеріалу, що були
нерозглянуті станом на кінець року.
3.11. Судові справи (матеріали), що надійшли з апеляційної чи
касаційної інстанцій на повторний судовий розгляд після скасування
судового рішення, цивільні справи після скасування заочного
рішення чи судового наказу, а також кримінальні справи, що
надійшли повторно від прокуратури, реєструються як такі, що
надійшли вперше. Кожній з них присвоюється новий реєстраційний
номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на судову
справу (матеріал), у відповідному алфавітному покажчику до
попереднього запису додається відмітка про новий номер судової
справи (матеріалу).
3.12. У разі виділення кримінальної справи в окреме
провадження, роз'єднання позовів у цивільній справі в самостійні
провадження нова судова справа реєструється як така, що надійшла
до суду в день постановлення відповідного процесуального документа
(постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий номер у порядку
черговості відповідної обліково-статистичної картки. В алфавітному
покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий
номер судової справи (матеріалу). У новій судовій справі
підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних
документів, що мають значення для цієї справи.
3.13. У разі об'єднання судових справ в одну їй присвоюється
номер тієї з об'єднаних справ, яка надійшла до суду першою
відповідно до постанови (ухвали) суду, уносяться необхідні
додаткові записи в обліково-статистичну картку (реєстраційний
журнал) під номером об'єднаної справи та відмітки про об'єднання
справ із зазначенням номера нової судової справи в решті
обліково-статистичних карток на об'єднані справи та відповідному
алфавітному покажчику.
Якщо судом розглянуто кримінальну справу щодо кількох
обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад,
оголошено розшук), справі присвоюється новий номер, при цьому нові
відповідні обліково-статистичні картки заповнюються тільки щодо
осіб, стосовно яких провадження у справі зупинено. У попередніх
обліково-статистичних картках зазначаються новий номер і причина
перереєстрації справи (щодо осіб, стосовно яких провадження у
справі зупинено) та результати розгляду справи по суті (стосовно
інших осіб).
3.14. Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають
розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються
суддям у порядку черговості з урахуванням їх спеціалізації та
розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і
поправочних до них коефіцієнтів.
Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій справ
запроваджується наказом голови суду.
Навантаження суддів визначається відповідно до розрахункових
норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправочних до них
коефіцієнтів, що затверджуються Радою суддів України.
Передавання справ і матеріалів судді здійснюється під підпис
у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для
розгляду судді (додаток 31). Такий журнал ведеться окремо щодо
кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передавання
справ і матеріалів. Розподіл їх за формами судочинства,
категоріями справ тощо забороняється.
3.15. Після закінчення календарного року всі нерозглянуті
судові справи і матеріали перереєстровуються у новому журналі
судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді,
наступного року за новими номерами, про що вносяться записи у
відповідні графи журналу минулого року.
3.16. Судові доручення про провадження окремих процесуальних
дій інших судів України, у тому числі іноземних, після реєстрації
в журналі вхідної кореспонденції, зазначаються в журналі обліку
окремих судових доручень інших судів (додаток 32).
4. Реєстрація та облік звернень громадян
4.1. Викладені в письмовій або усній формі пропозиції
(зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не
підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи
адміністративного судочинства і розглядаються в порядку,
визначеному Законом України "Про звернення громадян"
( 393/96-ВР ), реєструються в журналі вхідної кореспонденції за
індексом першої літери прізвища заявника з дотриманням правил,
визначених пунктами 2.1, 2.2 та 2.6 Інструкції.
4.2. Після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції
діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться згідно з
Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах
державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян,
на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм
власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою
Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 ( 348-97-п ), із
змінами.
5. Формування судових справ
5.1. Судові справи (матеріали) підшиваються в спеціальну
обкладинку, виготовлену друкарським способом, що наведена у
додатку 33.
5.2. На обкладинці судової справи вказуються:
найменування суду;
найменування та номер справи відповідно до
обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у
визначеному для цього місці посередині обкладинки);
якщо томів справи більше одного, - номер тому справи та
загальна кількість томів;
у кримінальній справі, справі про адміністративне
правопорушення - прізвище, ім'я, по батькові кожної з осіб, щодо
якої надійшла справа, та норма закону відповідно до обвинувального
висновку, протоколу про адміністративне правопорушення;
у цивільній, адміністративній справі - прізвище, ім'я, по
батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача
(заявника);
у разі пред'явлення зустрічного позову в цивільній,
адміністративній справі - зазначення про це та суть вимог за
зустрічним позовом;
у справі іншої категорії - прізвище, ім'я, по батькові особи,
стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи;
дата надходження справи в суд.
Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися
вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті
справи на зберігання.
5.3. Для кримінальних справ, що надійшли від органів
досудового слідства (дізнання), може бути використана та
обкладинка, у якій справа надійшла, за умови її належної якості та
цілісності. При цьому на обкладинці заповнюються необхідні
реквізити суду, порядковий номер справи тощо.
Якщо кримінальна справа, що надійшла до суду, підшивається
судом у нову обкладинку, то в справі зберігається також
обкладинка, у якій справа надійшла.
5.4. Перед формуванням справи, що порушується не інакше як за
скаргою потерпілого, перевіряється наявність зазначених у додатку
до скарги приватного обвинувачення документів, послідовність
аркушів кожного документа.
5.5. До матеріалів кримінальної справи, що надійшла до суду,
документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:
бланк опису документів;
супровідний лист, з яким справа надійшла до суду;
копії повідомлень прокурора та інших учасників процесу про
день попереднього розгляду справи суддею;
клопотання учасників процесу, що надійшли у зв'язку з
попереднім розглядом справи;
постанова судді за результатами попереднього розгляду справи;
протокол, якщо він вівся при попередньому розгляді справи;
копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до
постанови судді за результатами попереднього розгляду справи;
документи про вручення копії обвинувального висновку
підсудному та копії повідомлень у зв'язку з призначенням справи до
судового розгляду;
документи, що надійшли до суду на виконання постанови судді
за результатами попереднього розгляду справи, та документи і
клопотання, що надійшли з ініціативи учасників процесу;
за вказівкою судді також інші документи, що стосуються
справи;
розписки про вручення повісток про виклик до суду.
Бланк опису документів у кримінальних справах підшивається
тільки в справах за скаргами потерпілих. У інших кримінальних
справах, що надійшли до суду, опис документів продовжується.
Документи, що були отримані під час розгляду справи, або якщо
в судовому засіданні оголошена перерва і документи були надані
після перерви, підшиваються перед протоколом судового засідання.
5.6. Документи цивільної чи адміністративної справи
підшиваються в міру надходження до суду чи формування у суді з
дотриманням такої послідовності:
бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису,
початого на другій сторінці обкладинки);
документи, що підтверджують сплату судового збору та оплату
витрат на інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи (якщо
такі проводилися);
позовна заява (первинна позовна заява у разі, якщо позовну
заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту
позовної заяви позивачем, заявником усунуто);
конверт, у якому надійшла позовна заява;
якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки
позивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху
та документи, надані позивачем, заявником, скаржником (крім
документів, що підтверджують сплату державного мита, а також
позовної заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків, які
підшиваються відповідно до абзаців четвертого та п'ятого цього
пункту);
супровідний лист про направлення копії ухвали про залишення
позовної заяви (заяви, адміністративного позову) без руху;
позовна заява (заява, адміністративний позов), яка надійшла в
порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву було
залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви
позивачем (заявником) усунуто);
документи, додані до позовної заяви;
конверт, у якому надійшла позовна заява;
ухвала про відкриття провадження у справі;
заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду,
винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову;
документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії
підготовки справи до судового розгляду;
розписки про одержання сторонами та іншими особами, які
беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи
(судових повісток про виклик у судове засідання);
інше листування (у хронологічному порядку).
5.6.1. Документи цивільної справи в порядку наказного
провадження підшиваються у міру надходження до суду чи формування
у суді з дотриманням такої послідовності:
бланк опису документів;
заява про видачу судового наказу, яка надійшла в порядку
усунення недоліків (у разі, якщо заяву було залишено без руху і
недоліки щодо форми чи змісту заяви заявником усунуто);
документи, додані до заяви про видачу судового наказу;
конверт, у якому надійшла заява про видачу судового наказу;
якщо заяву про видачу судового наказу було залишено без руху
і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення цієї заяви
без руху та документи, надані заявником (крім підтверджувальних
документів, а також заяви, що надійшла в порядку усунення
недоліків, які підшиваються відповідно до абзацу третього цього
пункту);
розписка про отримання боржником копії судового наказу;
ухвала про скасування судового наказу (у разі надходження до
суду заяви про скасування судового наказу);
інше листування (у хронологічному порядку).
5.7. Документи справи, у якій позовну заяву (заяву) було
залишено без руху і недоліки позивачем (заявником) не усунуто,
підшиваються у міру надходження до суду чи формування у <%2
_03_03.png)
